El cierre es la etapa que finaliza el Proyecto, en la que formalmente se da por concluido y se reúne y archiva toda la información generada para su uso posterior en otros proyectos. Al cerrar el proyecto, el gerente de proyecto debe revisar toda la información previa de los cierres de fases anteriores, para estar seguro de que todo el trabajo está completo y que el proyecto ha cumplido sus objetivos.
Objetivos a largo plazo:
- Detectar errores sistemáticos en presupuestos y ofertas
- Analizar la tendencia histórica, según quién gestiona
- Analizar la tendencia histórica, según Cliente
- Establecer nuevas estrategias
- Balance de ingresos y gastos
- Informes de situación finales
- Lista de documentación generada
- Lista de productos generados
- Otros
Elementos esenciales del cierre de un proyecto
Los componentes esenciales de la finalización de un proyecto son:
- · Información General: Es la información que permite identificar el proyecto, como por ejemplo el nombre y código del proyecto, el nombre del líder y el financiador, la entidad ejecutora y la fecha de inicio y fin del proyecto.
- · Descripción del Proyecto: Es una breve descripción del proyecto. En esta sección se plasma información más relevante sobre el proyecto, y que se puede consultar en el Acta de Constitución del Proyecto.
- · Revisión de Objetivos y Resultados: Esta sección sirve para realizar la comparación de los objetivos y resultados en diferentes áreas clave del proyecto (alcance, tiempo, costo, calidad, etc.). Se establecen los objetivos, los criterios de éxito, los resultados obtenidos, y una explicación de las variaciones encontradas.
- · Beneficios y/o Impactos del proyecto: En el caso de los proyectos de desarrollo, una descripción de los beneficios y/o impactos que el proyecto tuvo en ámbitos como la infraestructura, el crecimiento económico y el desarrollo social.
- · Información de Contratos: Descripción breve sobre el cierre de contratos del proyecto. Las firmas del líder de proyecto, el financiador y algún otro involucrado clave que avalen la finalización formal del proyecto.
- · También es relevante aclarar que si por alguna u otra razón el proyecto se da por concluido antes de la fecha de terminación programada, es necesario documentar formalmente el por qué se concluyó el proyecto y los procedimientos para la transferencia de los entregables terminados y sin terminar del proyecto cancelado.
Contenido
- Información General
§ Proyecto
§ Código
§ Financiador
del proyecto
§ Entidad
Ejecutora
§ Líder de
Proyecto
§ Miembros
del equipo
§ Fecha de
inicio y fin
- Descripción del Proyecto
- Revisión de Objetivos y Resultados
§ Alcance
§ Tiempo
§ Costo
§ Calidad
§ Otros
- Beneficios y/o Impactos del proyecto
§ Infraestructura
§ Crecimiento
Económico
§ Desarrollo
Social
- Información de Contratos
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